クリアな理解をもたらす要約の力とは?

タイパ(タイムパフォーマンス:活動の効率と成果を最大化する時間の使い方)などという言葉も聞かれるようになったり、オンライン会議などではコンパクトでより高い成果を上げることも求められています。
元の文章や情報を簡潔にまとめるだけでなく、要約は元の内容の主要なポイントや重要な情報を取り出し、短い形で提示する、単に話をコンパクトにするだけではない絶大な効果があります。

この記事はこのような方のお役に立てます

  • 部下からの報告が冗長と感じている管理職
  • 顧客の真意をつかみ、より良い提案に活用したい方
  • クライアントとのセッションで要約のスキルを効果的に使いたいコーチの方
  • 簡潔なビジネス文書を作りたい方

など





具体的に行うこと

要点をまとめる

「つまり・・」と 重要な内容を取り出し、それを簡潔な形でまとめます。
情報の核心部分が抽出、強調され、冗長性が削減されます。
そのことで焦点が絞られ、次に向けての取り組むことや課題が明確になり、集中することができるようになる。そして、相手の成長や変革に対する明確な方向性を提供します。
その際は『相手が使った言葉』を使うことが大切です。

言い換える

言い換えをすることにより、相手は自分の考えや言葉を改めて眺めてみることができ、考えが深まります。そして、言い換えは『提案』になる場合もあります。ですから、言い換えを相手は受け入れても、受け入れなくてもいいのです。決めつけや意見の押し付けにならないように細心の注意を払うことが必要です。言い方としては「〇〇と言いましたが、△△ということですか?」のように投げかけてみるスタンスで行うことがオススメです。また、例え話やメタファーなどを用いて表現することも相手の思考の整理につながる有効な要約といえます。

区別をつける

区別をつけることは、相手の絡まった思考が解け、明確になり、抱えている問題の解決法につながりやすくなります。
相手が話したことの中から、根幹になることをピックアップし、明確にすることで、相手が課題意識を持ち、取り扱いたいと思っていることや本当に望んでいるものも明確になります。そのことで今後の方向性や戦略も明確になります。「お話しを伺っていると、課題解決に向けて、取り組みたいことが A、B、Cの3つがあるように伝わってきましたが、優先順位をつけたいですか?それとも、それぞれの効果測定を行いたいですか?それともその3つが出てきた背景について深堀しますか?」のように、相手の関心ごとの焦点を絞るように区別をつけます。そのことで、次のステップや取り組むべき課題に集中しやすくなります。 

要約によって得られること

要約を行うことで、相手にもたらされる具体的な効果について見ていきます。

自分の考えを客観視できる

自分の言葉を聞き手のこちらの言葉を通して聞くことで、気づきが起き、内省や再考につながったり、さらに理解を深めることにつながります。また、自分が狭い視野で考えていたことや自分の可能性を自ら狭めていたことに気がつくこともあります。

焦点が明確になる

要約を聞くことにより、絡まった思考を俯瞰できるようになり、冷静にこれから行うことは何なのかの焦点が明確になります。あくまで、相手自身が自ら明確にしていくサポートが要約です。
ときには、要約で得た気づきは成果の確認ができ、進捗管理となり、自分がこれまでに行ってきたことがリソースとして蓄えられることにもなります。

相手の自信につながる

要約をすることで、相手は自分の良き理解者としての聞き手のこちらの存在に感謝をすることも多いものです。要約により、共通理解ができることでへの信頼が増します。信頼できる人がいることで、困難と思っていたことにも自信を持って進み出すこともできるのです。

最後に

要約は大きな効果があるコミュニケーションスキルの一つです。ときには本人に要約をしてもらうことを促すことも効果的です。
要約に限りませんが、相手に集中し、高い関心を持って関わる姿勢がとても重要です。

発行者

下田まゆみ(公式プロフィールはこちら
Entresh Coaching Office(アントレッシュコーチングオフィス)
経営者・事業主のエグゼクティブコーチ
管理職の自信を育てるコーチング
ICF(国際コーチング連盟)認定プロフェッショナルコーチ(PCC)
ICF PCCマーカーアセッサートレーニング修了
GCS認定プロフェッショナルコーチ
GCS認定講師(GCS八王子校講師)

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